Come gestire le email, secondo un economista comportamentale

Gestire le email prende un sacco tempo e sta diventando un problema su molti posti di lavoro. Secondo la società di consulting McKinsey, infatti, i cosiddetti “lavoratori della conoscenza” (cioè le persone impegnate in campi d’impiego dove la conoscenza è alla base del capitale umano, come medici, ingegneri, architetti, giornalisti, eccetera) usano circa un quarto della giornata lavorativa per gestire la propria posta elettronica. Se ne deduce che tutto questo tempo dedicato alle email viene sottratto ad altre attività lavorative e che, se solo si trovasse il modo di gestirle in modo più efficiente, la produttività migliorerebbe di molto. Per questo Dan Ariely, un economista comportamentale della Duke University, ha studiato le modalità di fruizione e gestione della posta elettronica e provato a capire dove si trovano i margini di razionalizzazione. Il primo passo, sostiene, è imparare a non farsi distrarre dalle notifiche e trovare tecniche per arginarle.

Una delle cose scoperte da Ariely, è che gran parte dell’impatto delle email sulla nostra giornata lavorativa non consiste nel lavoro di leggerle o rispondere ad esse, ma dal solo fatto di riceverle, ha spiegato l’economista in un’intervista a Joe Pinsker dell’Atlantic. Ogni email infatti produce una notifica, che per qualche secondo distrae chi la riceve; magari quell’email non sarà letta immediatamente, o non sarà letta affatto, ma nel frattempo il destinatario è stato distratto e impiegherà qualche altro secondo a rifocalizzare la propria attenzione sul lavoro che stava facendo; e questo fenomeno si ripete continuamente durante la giornata.

Il problema è che questa dinamica parte dall’assunto sbagliato che tutte le email abbiano lo stesso diritto di attirare, seppure per un secondo, la nostra attenzione: «Come prima cosa dobbiamo farla finita con quest’idea che tutte le email sono create uguali. Davvero ogni email deve avere la possibilità di interrompere la gente?», dice il ricercatore. In base a una ricerca da lui condotta, peraltro, circa i tre quarti delle email che riceviamo in media non meritano affatto di essere lette, dunque le notifiche ad esse collegate costituiscono uno spreco di tempo e attenzione.

Un possibile modo di evitare di essere inutilmente distratti da notifiche non-urgenti, dice Ariely, è installare app come Filtr, che permettono non soltanto di filtrare la posta, come già si fa con tutte le caselle, ma impostare la generazione di notifiche in base al mittente: per esempio, si può fare in modo che le newsletter vengano notificate soltanto dopo l’orario lavorativo (c’è da dire però che Ariely è di parte nel consigliarla perché è stato consultato durante la realizzazione).

Il punto, in ogni caso, è che il primo passo in una gestione più efficiente del tempo dedicato alla posta elettronica consiste nel realizzare che gran parte del danno è causato dall’accorgersi di avere appena ricevuto una mail e nel darci una prima occhiata, anziché dal leggerla e rispondere: è questa dinamica, ripetuta innumerevoli volte durante una giornata, a renderla meno produttiva. Concorda anche Gloria Mark, un’informatica dell’università della California: secondo la studiosa il modo migliore per evitare di perdere troppo tempo consiste nel “batching” cioè nel controllare l’email in lassi di tempo definito, anziché seguendo le notifiche.