“Questa riunione poteva essere una mail” è una delle frasi che meglio definiscono la quotidianità di tantissimi lavoratori di tutto il mondo, costretti ogni giorno a partecipare a riunioni di cui nessuno davvero capisce il senso e lo scopo, obbligati ad assistere a discussioni per le quali sarebbe bastata una mail se non proprio un messaggio su Whatsapp. Siccome il primo comandamento scritto nelle tavole della legge del capitalismo è che il tempo è denaro, un’azienda ha deciso di quantificare in maniera esatta, scientifica, i costi di tutte le riunioni che sarebbero potute essere delle mail.
L’azienda in questione si chiama Shopify, una e-commerce company canadese che mercoledì 12 luglio ha installato sui dispositivi dei suoi dipendenti il Meeting Cost Calculator. Quest’ultimo funziona come un’estensione di Chrome ma si “attacca” a Google Calendar: ora, ognuno degli 11 mila dipendenti che Shopify ha in tutto il mondo, vede, accanto a ogni riunione segnata sul proprio calendario, una stima del costo della stessa riunione basata sulla durata prevista, il numero di persone invitate a parteciparvi e il loro stipendio medio. L’intento dell’azienda è piuttosto esplicito: cancellate dai calendari tutte le riunioni non strettamente necessarie. Non è chiaro cosa succederà a chi non dovesse prendere i provvedimenti consigliati: sarà costretto a rimborsare all’azienda il costo dell’evitabile riunione?
L’introduzione di questo strumento, a detta dei dirigenti di Shopify, si è resa necessaria quando si sono accorti del costo che le riunioni avevano sull’economia aziendale: ognuna di esse arrivava a costare tra i 700 e i 1600 dollari. Secondo i calcoli, basterebbe eliminare tre riunioni a settimana per ognuno dei dipendenti e Shopify riuscirebbe a diminuire le sue spese annuali di circa il 15 per cento. L’introduzione del Meeting Cost Calculator è, tra l’altro, solo l’ultimo capitolo in una battaglia contro le riunioni inutili che l’azienda porta avanti da tempo. Prima c’è stata la cancellazione, a gennaio, di tutte le riunioni già decise che coinvolgevano tre o più persone. Poi c’è stata l’introduzione dei meeting-free Wednesday. E ancora, l’obbligo di limitare le riunioni “grandi” – quelle con più di 50 partecipanti – a una precisa fascia oraria del giovedì. Ma nulla di tutto questo è bastato, perché evidentemente quello delle riunioni che sarebbero potute essere delle mail è un problema più serio di quanto possa sembrare.
